Allmänt
Från den 25 maj 2018 gäller den nya Dataskyddsförordning (GDPR). GDPR ersätter den befintliga Personuppgiftslagen (PUL 1998) och gäller för alla EU-länder.
Övergripande beskrivning och termer
GDPR har tagits fram för att skydda medborgarnas rättigheter avseende hantering och spridning av personuppgifter. Avsikten är att alla invånare inom EU ska kunna känna sig trygga med att deras registrerade uppgifter inte används på ett otillbörligt sätt. Nuvarande svenska PUL är egentligen grunden till GDPR och merparten av PUL återfinns i GDPR.
Det förekommer en hel del olika begrepp när man pratar om GDPR och här listas de som berör dig som är medlem i Vreta-Ytternäs samfällighets- och vägförening.
Personuppgiftsansvarig
Den personuppgiftsansvarige bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsansvarig är Vreta-Ytternäs samfällighets- och vägförening som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad uppgifterna ska användas till. Kortfattat är alla som hanterera personuppgifter i styrelsen (medlemsregister, fakturor m.m.) personuppgiftsansvariga.
Personuppgift
Medlemsregistret hanterar förhållandevis små mängder persondata och här är det viktigt att skilja på vanliga och känsliga personuppgifter. Det finns inga fält i medlemsregistret som kan fyllas med känsliga personuppgifter. Vreta-Ytternäs samfällighets- och vägförening hanterar följande personuppgifter; personnummer, namn, adress, fastighet (med andelstal), e-postadress, telefonnummer samt faktureringsuppgifter. Med jämna mellanrum inhämtar Vreta-Ytternäs samfällighets- och vägförening ägaruppgifter från Lantmäteriverket där ovanstående ingår. I den mån styrelsen känner till ägarbyten mellan registerutdragen från Lantmäteriverket registreras dessa löpande. Du som är registrerad i medlemsregistret för Vreta-Ytternäs samfällighets- och vägförening har rätt att få ut en kopia på alla uppgifter som finns lagrade om dig, även sådant som eventuellt lagras i fritextfält i medlemsregistret.
Själva medlemsregistret består i två delar; ett komplett register ägaruppgifter kopplat till fastigheten och en register kopplat till hemsidan där medlemmarna själva kan administrera sina e-postadresser och vilka utskick via e-post man samtyckt till. Ett ID-nummer kopplar samman på hemsidan registrerade medlemmar med motsvarande poster i det kompletta medlemsregistret.
Samtycke
Samtycket till registrering av personuppgifter är en av de viktigaste nyheterna i GDPR. För dig som ägare till en fastighet inom Vreta-Ytternäs samfällighets- och vägförening är detta däremot inte tillämpbart. I och med att en fastighet och eller tomt överlåts så blir du också automatiskt delägare i Vreta-Ytternäs samfällighets- och vägförening som förvaltar de gemensamt ägda anläggningarna. I samband med ett ägarbyte (meddela styrelsen) så kommer styrelsen översända en blankett med de uppgifter som krävs för att vara en registrerad medlem i samfälligheten. Där framgår också vad uppgifterna ska användas till. Vreta-Ytternäs samfällighets- och vägförening behöver inte inhämta samtycke från en ny fastighetsägare då ett ägande av en fastighet också innebär en del i den gemensamt ägda anläggningen.
Personuppgiftsincident
Om ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av personuppgifter inträffar så måste den personuppgiftsansvarige dokumentera incidenten och anmäla den till Datainspektionen inom 72 timmar. Vid eventuellt dataintrång i någon del av Vreta-Ytternäs samfällighets- och vägförening register upprättar vi anmälan för alla våra medlemmar.
Registerutdrag
Du har som medlem i Vreta-Ytternäs samfällighets- och vägförening har rätt att få information om vilka personuppgifter som lagrats om dig. Detta avser sådana uppgifter som kan användas för att identifiera dig som person.
Radering
Om det saknas legitima skäl för att behålla personuppgifter registrerade om dig så har du som medlem rätt att få alla personuppgifter som finns lagrade om dig raderade. Du har som tidigare ägare till en fastighet rätt att få dina uppgifter i medlemsregistret raderade, uppgifter som hänförs till bokföringsregler och redovisningsplikt kan inte raderas.
Mer information
Informationen tillhandahålls genom styrelsen. Frågor specifikt medlemsregistret hanteras av ordförande.
Allmän info om GDPR finns på Datainspektionens hemsida.